Cómo organizar un día de trabajo: tips y consejos para líderes

Si algo caracteriza a los trabajadores ambiciosos es la voluntad por mejorar cada día en su puesto hasta llegar a la cúspide del éxito. Crecer profesionalmente es una de las metas vitales más comunes en el sector comercial, pero no siempre se sabe enfocar todo el esfuerzo de una manera 100 % eficaz. Algo capital para conseguir soslayar este déficit y convertirnos en profesionales del medio es aprender a organizarnos de forma eficiente.

Pero ¿cómo organizarse en el trabajo sin malgastar tiempo y energías en el proceso? El presente artículo pretende establecer las directrices fundamentales en este sentido, aportando consejos útiles para superar este hándicap y llegar a la cima laboral.

7 claves para mejorar la organización

Citas con potenciales clientes, concertar llamadas, visitas a domicilio, cerrar ventas... Son múltiples las actividades que diariamente debe desarrollar un trabajador con iniciativa. Pero el gran esfuerzo que implican no siempre se traduce en unos resultados óptimos. A continuación, repasamos los consejos y trucos que utilizan los expertos para mejorar el rendimiento durante la jornada laboral.

Clasificar las tareas según su urgencia

En la actividad profesional cada tarea tiene su relevancia y consecuencia. En los trabajos multitareas, aprender a clasificarlas según su importancia es fundamental para mejorar la productividad. Cuántas veces habrás dejado para luego algo que ha acabado formando parte de tus horas extra ¿verdad?

Para evitar que esto pase y que se nos acumule el trabajo al final de la jornada, hay que extraer el quid de cada actividad a realizar. Dividirlas en importantes y urgentes ayudará a tomar decisiones rápidas sobre qué hay que hacer primero, qué puede ponerse en la agenda y que resulta poco relevante actualmente.

Si tienes dificultades para identificar qué tareas pertenecen a una u otra categoría, existen varias herramientas de planificación y apps de gestión que te ayudarán a discernir a qué bloque pertenecen.

Multitasking sí, pero con límites

Enfrentar varias tareas al mismo tiempo es, en muchos trabajos, algo inevitable. Los expertos reconocen que en la multitarea hay dos vías antagónicas posibles: que se incremente la productividad al terminar varias actividades al mismo tiempo o que el empleado acabe por despistarse y dejar muchas de ellas a la mitad.

Tus capacidades no estarán los 365 días del año a su máximo nivel; por ello, si notas que es uno de esos días "lentos", no te dejes llevar por el agobio y evita en lo posible la multitarea. Hay una alta probabilidad de que dejemos actividades inacabadas que acabarán por repercutirse. Es preferible empezar una tarea, terminarla y continuar con la siguiente. Aunque pueda parecerte un método poco ágil, lo cierto es que acabarás ahorrando tiempo en incidencias y rectificaciones causadas por el despiste.

Marcar un horario fijo

Seguir una rutina más o menos constante es indispensable para no procrastinar ni perder el tiempo durante las horas de trabajo.

Para gestionar el tiempo hay que tenerlo todo estructurado, eso sí, de manera realista. Hacer una estimación del tiempo que ocupa cada tarea ayuda a ordenar mejor el día, incluyendo o eliminando actividades en función de la planificación diaria. Teniendo en cuenta que siempre surgirá algún imprevisto, se aconseja dar un margen extra de tiempo (de unos 10 o 15 minutos) a cada actividad, de manera que no suponga un desajuste irreparable en la rutina.

Darle tiempo a las interrupciones

Al hilo de lo anterior, está demostrado que tras una interrupción en el trabajo (como puede ser una llamada) se tardan de media 10 minutos para recobrar la concentración en la tarea que se ha dejado a la mitad. Es cierto que no siempre se puede prevenir una llamada o un correo electrónico, pero sí que se puede planificar, grosso modo, la gestión de los agentes externos.

Programa la revisión de los e-mails a una hora concreta: a media mañana, antes y después del almuerzo, antes del fin de la jornada... Enfrentarse a esto como una actividad más y no como un imprevisto ayuda desde una doble perspectiva: se optimizan los minutos que se le dedican y no se deja la tarea pendiente.

Planificación semanal

Dedicar un día a la semana a organizar la agenda laboral es difícil, pero muy útil (y casi necesario) en este aprendizaje organizativo. Si se le dedica un día a la semana a esta labor se podrán evitar los repasos y planificaciones diarias de cara al mañana.

Aunque cada trabajo es un mundo y es evidente que los imprevistos están muy presentes, hacer un plan semanal es una buena forma de optimizar el tiempo. Tener una visión a corto y medio plazo de las tareas pendientes ayuda a organizarlas y distribuirlas más eficazmente durante los días de trabajo, puesto que no todas requieren la misma rapidez ni tienen los mismos plazos de vencimiento. En la planificación está la clave de la productividad laboral.

¿La prioridad? La salud mental

Pero nada de lo anterior tiene sentido si no se da prioridad a lo verdaderamente importante: la salud mental. Esta depende en gran medida, no de las exigencias de tu trabajo o de las de tus superiores, sino de las tuyas propias. Aprender a decir que no, a delegar responsabilidades y a descansar cuando el cuerpo lo pide es fundamental si se quiere rendir en el entorno laboral. El ser humano es capaz de enfrentar múltiples actividades a la vez de forma más o menos productiva, pero no te engañes: no eres una máquina y sin un ápice de energía o concentración es casi imposible que seas capaz de producir.

Cada persona tiene momentos en el día con picos más altos de productividad; identifícalos y aprovéchalos para enfrentar las tareas más difíciles, importantes o largas. Aprender a darte tus tiempos y no frustrarse ante ellos es, de todo el listado antes propuesto, la tarea más difícil junto a reconocer los logros alcanzados.

Con estos tips sobre cómo organizarse en el trabajo el ascenso está al alcance de la mano. Incluirlos en la rutina e interiorizarse como parte de nuestra jornada laboral es fundamental si queremos crecer y cumplir nuestros objetivos. El camino hacia el éxito comienza ahora.