Reza el dicho: «no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy». Sin duda es una frase inspiradora para evitar procastinar, ser más productivo y aumentar la eficiencia laboral.
Pero ¿qué es procrastinar y por qué conviene no hacerlo en el trabajo? Significa aplazar o diferir determinadas actividades, es decir, no darles un horario y una fecha de consumación. En el ámbito profesional, la procrastinación impide el desarrollo del potencial humano y por ello quien ansíe el éxito debería evadirla y cambiar de actitud por una más proactiva frente al trabajo.
Como ser constante y disciplinado y no procrastinar en el intento
Existen determinadas habilidades o estrategias que conviene conocer y poner en práctica a la hora de planificar el trabajo. El objetivo no es hacer mil cosas a la vez y fallar en la mitad (el lado B del famoso multitasking), sino apostar a la organización de las labores y cronometrarlas a modo de finalizar de la primera a la última.
Ello juega a favor de cualquier profesional que anhele trabajar sin estrés ni presiones en exceso para llegar a los deadlines (fechas límite para la entrega de un compromiso laboral) con tiempo extra para chequear lo hecho e incluso corregir errores. Es posible y es una conquista diaria. ¿Te apuntas?
Como organizarse en el trabajo y asignar un tiempo a cada tarea
La clave del éxito radica en tomar conciencia de que el tiempo es finito y el día tiene tan solo 24 horas. El tictac del reloj es imparable y con ello es preciso lidiar durante la jornada laboral. Aquí, algunas ideas para aprender a gestionar el tiempo y planificar las tareas para llegar a puntuales a las metas, sorteando obstáculos con maestría.
Procrastinar sabe a derrota: lucha por ganar la batalla.
La única tarea que se concluye es la que se inicia
El primer paso para enfrentar una tarea que genera ansiedad, incertidumbre o miedo es emprenderla. El comienzo de todo plantea algunos interrogantes, pero quien se adentra en una actividad que lo motiva, seguramente pronto encuentre razones suficientes para continuarla y desear ponerle un punto final.
Las rutinas de trabajo ayudan y mucho
En el campo profesional no hay nada más preciado que un protocolo o método. Quien sabe de memoria el know how (cómo se hace) de lo que hace, se confía y se apoya en rutinas de trabajo para ganar seguridad y certidumbre.
No actuar es tomar una decisión
Cuando se aplaza una tarea y se cae en lo que ya definimos como «procrastinación», esta no se deja de hacer, sino que se actúa tomando una decisión: relegar o no hacer algo en este momento. Si lo tienes claro, cada vez que estés ante la tentación de procrastinar también sabrás que eres responsable de las consecuencias de ello. Es actuar asumiendo los riesgos de no actuar.
Se necesita un orden de prioridades
No se puede hacer todo y, menos aún, todo a la vez. Si se persigue un objetivo corporativo, a la hora de planificar las tareas para alcanzarlo será necesario establecer un orden de prioridades. Primero este acometido, para luego hacer tal otra y concluir realizando una tercera… En el listado también se recomienda apuntar aquellas tareas que si no se llevan a cabo por falta de tiempo no ponen en riesgo el objetivo empresarial en su esencia.
Las grandes faenas divididas en pequeñas labores
Muchas veces la causa de la procrastinación es el temor o angustia que provoca un gran trabajo o uno muy importante de cuyo resultado dependan muchas otras cosas. Para evitar la postergación eterna y la resistencia, un truco efectivo es proyectar la tarea en etapas. Hoy la primera, mañana la segunda y, al tercer día y cuando menos lo imaginas, está concluida.
Trabaja con los elementos y las tecnologías adecuadas
Confiar en que se cuenta con lo necesario para iniciar y concluir una tarea brinda seguridad y motiva a la acción.
Poner en práctica la regla de los 2 minutos
Si hay algo que requiere de 2 minutos, lo mejor es hacerlo ya mismo y no prorrogarlo. En el trabajo, una tarea suele implicar más de dos minutos; modificar la regla y extender el plazo a 5 o 10 minutos basta para que resulte útil y práctica. Conclusión: aquello que puede concluirse en breve no debería postergarse.
Como se advertirá a estas alturas, procrastinación y gestión del tiempo de trabajo son dos conceptos disímiles. Una cosa es organizar y planificar la realización de cada tarea y otra, muy distinta, procrastinar. Planear hacer algo mañana no es lo mismo que prorrogar algún pendiente y dejarlo a la deriva con el objetivo de evitar enfrentar el desafío o esfuerzo que conlleva. Sólo de esta manera podrás conseguir la máxima motivación laboral en tu día a día.
Estrategias básicas para eludir la procrastinación y focalizarse en la tarea
Pese a que el mundo del trabajo plantea cambios rotundos a diario (hasta varios en un mismo día), mantener la constancia y una línea o estilo de trabajo coherente y firme es posible. Los hábitos de disciplina resultan indispensables en este sentido. ¿Los más importantes? Toma nota.
• Objetividad. A la hora de planificar tareas es necesario ser realista. Para ello es preciso conocer de antemano el tiempo aproximado que requiere cada labor, al que hay que añadir un tiempo extra para chequear y modificar algunas cuestiones sobre la marcha.
• Orden. Es un hábito de disciplina forzoso. Ser organizado y marcar un ritmo y un orden en el trabajo contribuye a mejorar la productividad y el rendimiento.
• Acción por sobre la pasividad. Para evitar procrastinar es fundamental estar en constante movimiento y en acción. La quietud es sinónimo de pereza en el trabajo.
• Prohibido poner excusas. Las excusas son íntimas amigas de la procrastinación. Impiden la realización de los propósitos y por ellas se paga un muy alto costo. No valen la pena.
Sin duda, evitar procrastinar es la solución a muchos de los problemas laborales que se enfrentan día a día. Porque el orden y la organización allanan el camino hacia la cima del éxito, no te demores aplazando entregas o eludiendo compromisos laborales. Apunta al objetivo y no te detengas hasta alcanzarlo. Sólo así llegarás al éxito.