Consejos y técnicas para mejorar la productividad

¿Te consideras un comercial ambicioso y de altas expectativas laborales? Si eres un obseso del trabajo bien hecho y con rigor, seguramente en más de una ocasión habrás pensado que te faltan horas en el día para cerrarlo todo. Ese es precisamente uno de los errores conceptuales más comunes que los expertos en productividad y rendimiento laboral procuran subsanar aportando sus experiencias y recomendaciones. Trabajar mucho no es sinónimo de trabajar bien. Por ello, hoy traemos una serie de consejos y técnicas para mejorar la productividad con las que alcanzar tus metas profesionales optimizando el esfuerzo invertido.

Cómo mejorar la productividad en el trabajo

La clave de la productividad es el aprovechamiento efectivo del tiempo, la capacidad para organizar un día de trabajo. Las horas extra solo son útiles cuando entra en escena un trabajo inesperado de carácter urgente o se producen complicaciones fortuitas. Pero convertir algo excepcional en el pan de cada día no es más que la representación de una mala organización, algo que sin duda repercute en la productividad personal y empresarial. Eliminar esta problemática de la rutina diaria es el comienzo de una mejora en tu desempeño laboral. Con este fin, los expertos han propuesto técnicas de gestión y consejos de planificación como los que a continuación se desarrollan.

Sin planificación no hay rendimiento

El pilar sobre el que se sustenta la productividad es la planificación. Ello hace referencia al establecimiento de una estructura diaria y semanal directora, siempre flexible al cambio. Esto implica que en dicha estructura no solo se deberán tener en cuenta las actividades a realizar, sino también los posibles imprevistos.

Una manera sencilla de aglutinar ambos factores es marcar horarios aproximados que tengan un margen de 10 o 15 minutos entre una actividad y otra. De esta forma hay un tiempo extra para terminar las tareas, solventar imprevistos o, simplemente, descansar.

A grandes rasgos, organizar cada tarea diaria y establecer un plan semanal ayuda a:

• Tener una visión global del trabajo hecho y pendiente.
• Priorizar las actividades.
• Tomar decisiones efectivas en un menor plazo de tiempo.

Contar con una agenda sirve para avanzar en el quehacer diario e ir subiendo puestos en la pirámide de la productividad. Tanto si se prefieren las tradicionales como si se apuesta por las virtuales, se trata de una herramienta básica con la que organizar el trabajo y visualizar rápidamente el grado de cumplimiento de objetivos.

Cuanto antes, mejor

Otro aspecto clave, muy relacionado además con el punto anterior, es priorizar las tareas complejas. Afrontarlas como la primera actividad del día afecta a la productividad de manera positiva por dos razones: primero, porque tacharlas de la lista de pendientes quita una carga emocional que puede causar ansiedad durante toda la jornada; segundo, porque liberarse de ellas de forma temprana evitará tener que retrasarse hasta acabar haciendo uso de las horas extra. Momento a última hora del día en el que, sin duda, suele estar más cansado y con la capacidad de concentración mermada.

Revisiones controladas

Desde que el correo electrónico llegó al ámbito empresarial se ha convertido en el principal medio de comunicación interno y externo. Pero cada vez que se revisa el e-mail, el cerebro tarda un mínimo de 10 minutos en recuperar la concentración volcada en la tarea previa.

Teniendo en cuenta lo indispensable de esta acción, es más que recomendable planificar los tiempos en los que se consultará la bandeja de entrada. Los expertos recomiendan hacerlo en momentos concretos como al empezar la jornada laboral, antes y después de comer o revisarlo antes de abandonar el puesto de trabajo.

Uno a uno

Aunque en los trabajos actuales está a la hora del día el multitasking, se ha demostrado que explotar este método durante todo el día acaba disminuyendo la atención. Si se ha hecho una buena planificación de las tareas, probablemente no habrá que atender varias a la vez. Empezarlas y terminarlas una por una permite tener un mejor control de las mismas, ya que se reducen las distracciones y, con ello, el margen de error.

El orden lo es todo

En el campo de las distracciones hay muchos agentes externos que entran en juego. Por ejemplo, mantener una mesa de trabajo despejada y limpia aporta una sensación de orden fundamental para afrontar las tareas con un enfoque claro.

Dado que hoy en día el campo de acción es prioritariamente virtual, este orden ha de extrapolarse a los dispositivos móviles y ordenadores de uso laboral. Trucos cómo mantener las carpetas bien identificadas sin hacer uso excesivo de subcarpetas o evitar la repetición de archivos y documentos son los que facilitan las búsquedas y, con ello, la rapidez en el desempeño laboral.

Mantenerse alerta

Paradójicamente, la base en la que se sustenta este consejo es el descanso. Durante la jornada es necesario tomarse 15 o 20 minutos de descanso para ingerir alimentos y recuperar energías o, simplemente, descansar la vista de tanta pantalla. Colapsar la agenda y no darse ni un minuto de respiro ha demostrado ser más perjudicial para el rendimiento laboral que incorporar descansos planificados y controlados.

Motivacíón constante

Una de las claves fundamentales para no estancarse y mejorar la productividad es mantenerse motivado. El aburrimiento y la rutina son los principales enemigos del rendimiento. Fomentan las distracciones y la procrastinación, quedando expuestos al arrastre de tareas y su ejecución en el último momento.

Afrontar cada día con positivismo, tomar la iniciativa e intentar aprender algo nuevo de cada actividad son algunos consejos simples, pero efectivos, para mantener el interés.

La clave está en uno mismo

¿Sabías que cada persona tiene a lo largo del día unos picos diferentes de productividad? Hacer un autoanálisis para identificar los de cada cual es una técnica que pocos conocen, pero que resulta tremendamente eficaz. Hay trabajadores que se sienten más despiertos y concentrados a primeras horas de la mañana; otros rinden más eficazmente cuando empieza a caer la noche. Descubrir cada persona cuáles son sus picos puede ser la herramienta que marque la diferencia en el rendimiento profesional.

Si adoptas estos consejos y técnicas para mejorar la productividad verás que los frutos de tu trabajo no tardan en aparecer. Olvídate de trabajar más y aprende a trabajar mejor. El camino hacia el éxito comienza ahora.